Schlumberger

Situación Inicial

Schlumberger, recibe diariamente los siguientes documentos de sus proveedores:

DUA
Factura
Comprobante de pago
Guía
Orden de Compra
Boucher de LAWSON

Los documentos son ingresados por recepción y posteriormente entregados al área de Import/Export, una vez verificado y aprobado pasa a contabilidad quien evalúa la factura y posteriormente el file es entregado a Finanzas donde se genera el cheque o transferencia de pago.

Problema identificado

Los documentos durante todo el proceso, son almacenados en cada una de las áreas según la etapa del proceso y al término son archivados en un alojamiento externo.
Existe un desorden en la administración de los documedntos y una DUA puede maneja muchas guías que se deben cruzar para revisar la conformidad de la importación. Dicho trabajo es manual y los tiempos de conformidad y el riesgo de pérdidas de documentos son altos.

Cual fue la solución

Implementar un sistema de gestión documentaria, el cual se instalara en uno de los servidores del Cliente, donde se alojaran también las imágenes y base de datos.
Instalado el sistema, se estructurara la información de acuerdo a los requerimientos de cada área, con los campos de búsqueda personalizados por tipo de documentos. También se asignaran niveles de acceso a los documentos de acuerdo al perfil del usuario.
El Sistema de Gestión Documentaria, contara con las siguientes opciones:

Importar, indexar y Buscar documentos electrónicos y digitales( Word, Excel, Power Point, PDF, JPG, TIFF, otros)
Integración con Microsoft Office, para controlar la modificación de los archivos y tener un historial de las versiones.
Adjuntar documentación sobre archivos digitales existentes versiones del documento.
Visualizar la imagen del documento.
Imprimir , Grabar en el disco de la PC y Enviar por e-mail.

Cuál es la propuesta valor de la solución. En otras palabras, en qué forma la solución implementada por Stansa le ha ayudado a:

Reducir riesgos de pérdida de documentos de importación y evitar incumplimientos tributarios.

Regresar a la Portada